外国人をアテンドして充実した訪日を！スムーズなアテンドを実現する方法

 

モテナス代表
モテナス代表

会社の外国人をアテンドすることになったけど、何をすればいいの？
接待で外国人の付き添いをするけど満足してもらえるかな？

このようにお悩みではないですか？

この記事では、スムーズにアテンドをするために必要なスキルや、満足度の高い訪日を実現するための方法を解説しています。

今まで多くの外国人ゲストをアテンドしてきた元ホテルマンのライターが、丁寧に解説するので安心してください。

外国人をアテンドする際の参考にして、日本を気に入ってもらいましょう！

訪日外国人に満足してもらえるアテンドとは

日本にやってきた外国人に満足してもらうには、アテンドする人やガイドの充分な配慮が必要です。実際どのようにアテンドをすれば満足してもらえるでしょうか。

まずアテンドは「世話や接待する」ことを指します。たとえば、空港やパーティー会場への送迎や飲食店への随行などが代表例です。
訪日外国人の世話や接待するうえで、満足してもらうには相手のニーズを把握して、心を通わせ会話をすることです。

相手が何を求めているかを考え、察することで、お客様を満足させることができるのです。

例えば、移動先が近くても荷物が多いのであれば、電車でなくタクシーを手配するのも良いでしょう。
また、暑そうにしていたら水を渡したり、扇子を出すなどすれば、おもてなしを感じられるアテンドになるでしょう。

相手の行動を見て推察することで、より満足いくアテンドが可能になるのです。

察して行動することの大切さを、インタビューで回答してくれています。こちらの記事も参考にしてみてください。

スムーズにアテンドすると訪日の満足度は上がる理由

アテンドがスムーズにできれば、訪日の満足度はぐっとあがることになります。

ここからは、スムーズなアテンドに焦点を当てて満足度が上がる理由について解説します。

言語問題の解消

アテンドする人の役割として最も重要なのは、言語問題の解消です。通訳がいないのであれば、日本語を本人に伝えたり、伝えたい言葉を要約するなど、言語問題の解消を手伝うと良いでしょう。

海外に行くと言語問題はストレスの原因となります。なかなか言葉が通じないことでもどかしい思いをするでしょう。

言語問題を解消することで、訪日が充実したものになるのです。

疑問点の解消

アテンドする人は、外国人の疑問点を解消してあげることにも注力してみましょう。

日本に来たとき、外国人は多くの疑問をいだきます。たとえば、神社でのお参りのやり方や、お賽銭の意味には疑問を感じるでしょう。

ちなみにお賽銭は、日頃から見守ってくれている神様への感謝としてお供えをする行為です。

これらの知識を頭に入れておくことで、スムーズに回答できて外国人も納得してお参りができます。分からなくても、すぐにスマートフォンで調べるなどの柔軟性も必要でしょう。

外国人の疑問点を解消することは、訪日の満足度をあげるために重要なのです。

日本文化の深い理解

滞在中に日本文化を体験した場合、アテンドする人に知識があるとより深く日本文化を理解できます。

たとえば歌舞伎や能楽、華道や茶道などを体験したときに、外国人は「なぜこういうことをするのか？」と考える人が多いです。

・なぜ歌舞伎という名前なのか？
・能面の意味は？

日本人ではスルーするような基本的なことでも、初めて体験する外国人には不思議に思うことが多いのです。

これらにすんなり答えられることで、アテンドの役割を果たせ、満足度の向上につながるのです。体験する内容などを事前に調べておくと、スムーズなアテンドにつながるでしょう。

外国人のアテンドに必要なスキル

外国人をアテンドするのに必要なスキルにはどのようなものがあるでしょうか？

具体的には英会話と、基本的なコミュニケーション能力であれば良いでしょう。ここでは2つについて詳しく解説していきます。

英会話

外国人のアテンドには基本的な英会話を理解していると良いでしょう。英会話は難しいものではなく、挨拶や物事の説明ができる程度で良く、難しい文法まで理解する必要はありません。

アテンドする外国人と日常会話ができれば問題ないのです。たとえば、今日は晴れるかな？という問いに、夕方から雨が降る「It will rain from the evening」と言えれば大丈夫です。

簡単な英会話で良いので、会話できる程度の英語力があればアテンドには十分といえるでしょう。

ガイドに必要なスキルとは？こちらの記事も参考にしてみてください。

コミュニケーション能力

コミュニケーション能力も、外国人をアテンドするのに必要なスキルのひとつです。英会話同様に高等な能力は必要なく、日常会話が弾む程度なら問題ありません。

日本人はハイコンテクストと言われており、言葉ではなく、表情の変化や声のトーン、体の動きなどで理解することを求めがちです。

しかし、外国人はローコンテクストといい、言葉で伝える、文化が根強く日本人とは真逆といえます。

ローコンテクストの外国人には、言葉で伝えるコミュニケーション能力を身に着けておくと良いでしょう。

これらの違い、世界とのマナーの違いについてはこちらの記事も参考にしてください。

シーン別外国人をアテンドする方法

外国人をアテンドするのは具体的にどのような場面でしょうか？外国人の訪日を快適でスムーズなものにするには、その場面を想像し、先回りして準備することが重要です。

ここでは、場面ごとに具体的なアテンドする方法について解説します。

空港送迎

外国人が最初に降り立つ空港への送迎は、アテンドする人の大きな役割の1つです。

空港へは車で行き、目的地へ送り届けましょう。

事前に、人数と荷物の数を聞いておくと車を乗り切れるか想像ができるでしょう。

また、便名も聞いて到着時間の逆算をすることで、待ち合わせに遅れないことが重要です。

到着したら、メールで到着ロビーで待っていることを伝えておきましょう。入国審査の待ち時間などで、相手も確認してくれるのでスムーズに待ち合わせできます。

最初は緊張しますが、話しているうちに打ち解けるので心配しないで大丈夫です。目的地まで安全運転で送り届けましょう。

国内観光のサポート

外国人に日本を観光したいと言われたら、そのサポートをするのもアテンドする人の役割です。

たとえば、浅草寺に行きたいと言われたら車の手配をしたり、鉄道での行き方の案内などをしましょう。また、その見どころを1つでも伝えれば一歩踏み込んだ観光になります。

例としては、浅草寺や寺社で、煙を浴びる文化について伝えてみましょう。常香炉(じょうこうろ)の煙を浴びれば身体が良くなる言い伝えがあることを伝えれば、面白い文化の1つを体験でき、楽しめるはずです。

こういった観光のサポートや見どころの紹介をすることもアテンドの方法のひとつです。

MICEのサポート

外国人が訪日する理由の1つにMICEへの来場が挙げられます。MICEとは企業の会議(Meeting)、研修旅行(Incentive Travel)、国際会議(Convention)、展示会イベント(Exhibition/Event)の頭文字を組み合わせた造語です。

たとえば国際会議やイベントへの出席であれば、会場までの送迎が必要です。行き方だけでなく、会場までの所要時間も伝えましょう。

また、会議や研修旅行の場合はその趣旨の説明や、送迎が必要です。

これらを滞りなく進めるためにアテンドする人の役割は非常に重要で、事前の準備は抜かりなく進めておく必要があるでしょう。

事前準備と全体の把握

アテンドする人は事前の準備と、全体像を把握しておくことも必要です。

まずは大枠である全体像を把握しましょう。

・目的
・滞在日数
・滞在場所
・出席する会議
・体験
・自由な時間
これらを把握して、滞在の全体像を把握しておきます。

その後、それぞれの予定に対してアテンドする人が何をするべきかを考え手配し、準備を進めます。準備が必要なのは主に以下の事項です。

・タクシーの手配
・観光地の知識
・交通状況の把握
・天気予報の確認

たとえば9時東京での会議に出席であれば、8時にタクシーを手配する。このように予定から逆算して必要なことを書き出していくと良いでしょう。

人に合わせて、ホテルに食事を届けたり、買い物の時間を設けることもあります。

抜けもれなく準備することで、スムーズにアテンドでき、訪日に満足してもらえるでしょう。

 

まとめ

この記事では、外国人をアテンドして訪日を満足してもらう方法や、その役割について解説してきました。

日本人が大切にするおもてなしの心があれば、外国人は訪日に満足してもらえるでしょう。コミュニケーションを取り、気負わずに接して準備をすれば大丈夫です。

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