海外役員を3日間アテンドするスケジュールの組み方｜モデル日程と手配のポイント

海外役員をアテンドする3日間のモデルスケジュール

海外役員の3日間のアテンドは、1日目を「到着・休息・歓迎」、2日目を「ビジネス・文化体験・会食」、3日目を「最終予定・帰国」と分けて組むのがポイントです。

ここでは、海外役員が東京を訪れ、会議や企業訪問を行うケースを想定します。

日程	時間	予定・アテンド内容
1日目	15:00〜16:00	空港到着・出迎え
	16:00〜17:30	ハイヤー等でホテルへ移動
	17:30〜19:00	チェックイン・休憩・予定確認
	19:00〜20:30	ウェルカムディナー
2日目	9:00〜12:00	会議・役員挨拶
	12:00〜13:30	ビジネスランチ
	14:00〜16:00	顧客訪問・施設視察
	16:30〜18:00	日本文化体験
	18:00〜19:00	ホテルで休憩・着替え
	19:00〜21:00	公式会食
3日目	9:00〜11:00	最終ミーティング
	11:30〜12:30	ランチ
	13:00〜14:30	自由時間・買い物など
	15:00〜16:30	荷物受け取り・空港へ移動・見送り
	19:00頃	飛行機出発（国際線を想定）

1日目｜空港到着・ホテルチェックイン・ウェルカムディナー

1日目は「移動・休息・歓迎」を中心にします。

空港で出迎え、ハイヤーなどでホテルへ移動します。チェックイン後は休憩時間を設け、翌日の予定を簡潔に確認しましょう。夕食はホテル内や周辺など、移動負担の少ない場所が適しています。

2日目｜会議・企業訪問・日本文化体験・公式会食

2日目は3日間のメインとして、重要なビジネス予定を中心に組みます。

午前に会議、午後に顧客訪問や施設視察を設定し、その後1〜2時間程度の日本文化体験を組み込む流れです。内容は役員の関心や来日目的に合わせて選び、公式会食の前には休憩や着替えの時間も確保します。

3日目｜最終ミーティング・自由時間・空港見送り

3日目は帰国を最優先に、フライト時間から逆算して予定を組みます。

午前中に最終ミーティングを済ませ、時間に余裕があれば買い物や短時間の観光を設定します。自由時間は変更可能な「調整枠」とし、余裕を持って空港へ移動できるスケジュールにしましょう。

海外役員の3日間のスケジュールを組む4つのポイント

海外役員の3日間のアテンドでは、重要な予定を軸に、時差や疲労、移動時間を考慮して余裕のあるスケジュールを組むことが大切です。

限られた滞在時間でも予定を詰め込みすぎず、次の4つのポイントを意識しましょう。

重要な会議・訪問予定から先に決める

来日の目的となる会議や訪問など、変更しにくい予定から先に確定します。

経営会議や商談、顧客訪問、工場視察などを優先し、その前後に会食や文化体験などを配置すると全体を組みやすくなります。「動かせない予定」と「調整できる予定」を分けておくことも重要です。

時差と長時間移動による疲労を考慮する

到着直後や時差の影響を受けやすい時間帯には、負担の大きな予定を詰め込まないようにします。

出発地との時差、フライト時間、到着時刻、空港からホテルまでの移動などを確認しましょう。重要な会議は、到着後に十分な休息を取れるかも考慮して配置します。

移動・休憩・予定変更に備えて余裕を持たせる

予定の間には、移動だけでなく、乗降や入館、休憩まで考慮した余裕を設けます。

会議の延長や本国との急な連絡などで予定が変わる可能性もあります。分刻みで組まず、変更に対応できる時間を確保しておくと安心です。

来日目的に合わせて日本ならではの体験を組み込む

ビジネス予定に余裕があれば、海外役員の興味や来日目的に合った日本文化体験や視察を取り入れます。

ただし、体験を増やすこと自体が目的ではありません。滞在エリアや前後の予定を考慮し、移動の負担を抑えながら、来日ならではの時間を組み込みましょう。

海外役員のアテンドに必要な同行者・スタッフ

海外役員のアテンドでは、秘書や社内担当者だけですべてに対応するのではなく、必要に応じて通訳やアテンドスタッフ、ハイヤー・ドライバーなどと役割を分担することが大切です。

会議、空港送迎、会食など、場面ごとに必要な人員を整理しておくと、社内担当者の負担を抑えながらスムーズに対応できます。

担当者	主な役割	同行する場面	手配が必要になるケース
社内担当者	社内調整、役員対応、会議運営	会議、企業訪問、会食など	自社側で判断・調整が必要な場合
アテンドスタッフ	行程管理、案内、現場対応	空港送迎、移動、文化体験など	社内担当者が常時同行できない場合
通訳	会話や商談の通訳	会議、企業訪問、会食など	言語面のサポートが必要な場合
ハイヤー・ドライバー	車両移動、送迎	空港、ホテル、訪問先間の移動	荷物が多い場合や複数拠点を移動する場合

通訳は必要な場面と同行範囲を決めて手配する

通訳を手配する際は、「どの場面で必要か」を先に決めておくことがポイントです。

重要な会議だけを依頼する方法もあれば、企業訪問や会食まで同行してもらう方法もあります。空港到着からホテルへの移動にも言語サポートが必要なら、その時間帯も含めて依頼範囲を設定します。

また、会議通訳では事前準備も重要です。日本会議通訳者協会でも、会議内容や話者、資料、通訳方法、拘束時間などを事前に確認する項目として挙げています。

そのため、「3日間通訳を手配する」と一括りにせず、日程表をもとに必要な時間と場面を切り分けるとよいでしょう。

出典：日本会議通訳者協会

社内担当者と外部スタッフの役割を分ける

社内担当者は自社でなければ判断できない業務を中心に担当し、送迎や移動、通訳、行程管理などは外部スタッフへの分担を検討します。

秘書が会議準備を担当している間の空港送迎をアテンドスタッフに任せるなど、予定ごとに担当者を決めておけば、3日間すべてに秘書が付き添う必要はありません。

手配時には「誰が・いつ・どこからどこまで担当するか」を日程表に落とし込み、緊急時の連絡先も共有しておきましょう。役割の重複や対応漏れを防ぎやすくなり、海外役員にも一貫したサポートを提供できます。

海外役員の3日間アテンドにかかる費用

海外役員のアテンド費用は、人数だけでなく、通訳の専門性、車両の種類・利用時間、会食、文化体験などによって大きく変わります。そのため、「3日間で一律○万円」と考えるのではなく、必要な手配を項目ごとに整理して見積もることが大切です。

アテンド費用の主な内訳

海外役員のアテンドでは、スタッフ、通訳、移動、会食、文化体験などが主な費用項目です。

費用項目	主な内容・確認ポイント
アテンドスタッフ	対応時間・人数・対応言語・業務範囲
通訳	言語・専門性・同行時間・通訳内容
ハイヤー・空港送迎	利用時間・走行距離・車種・待機時間
会食	参加人数・料理・個室や貸切の有無
文化体験	体験内容・人数・会場・講師や演者

費用は、3日間すべて同じスタッフや車両を手配するか、必要な時間だけ利用するかによって変わります。

そのため、会議では通訳、空港送迎や企業訪問ではハイヤーなど、必要な場面を整理してから見積もりを取ることがポイントです。

3日間のアテンド費用を見積もる際のポイント

3日間のアテンド費用は、具体的なスケジュールを決めてから、必要な手配を洗い出して見積もることがポイントです。

「海外役員2名・東京に3日間滞在」であれば、空港送迎、企業訪問時のハイヤー、会議の通訳、アテンドスタッフ、会食、文化体験など、日程ごとに必要な手配を整理します。

また、見積もりを比較する際は、宿泊費や飲食費、車両費、通訳費、文化体験費など、どこまで含まれているかを確認することも大切です。

海外役員の来日前に確認しておきたいチェックリスト

海外役員の来日前には、フライトや宿泊先だけでなく、訪問目的、移動、通訳、食事、同行者、緊急時の連絡方法まで確認しておくことが大切です。 手配済みと思っていた項目でも、担当者間で認識が異なる場合があります。

直前の確認には、以下のチェックリストを活用してください。

確認項目	確認する内容
フライト	便名、発着日時、到着空港・ターミナル、変更の有無
空港送迎	出迎え場所、車両、ドライバー、待ち合わせ方法
ホテル	宿泊先、予約名、チェックイン・アウト、荷物の取り扱い
来日目的	会議、商談、視察、表敬訪問など今回の優先事項
訪問先・会議	場所、開始時間、参加者、担当者、入館方法
移動	車両、乗車人数、乗降場所、荷物量、移動経路
通訳	必要な言語、必要な場面、同行範囲、専門用語の有無
食事	アレルギー、食事制限、宗教上の配慮、苦手な食材
会食	会場、開始時間、参加者、席次、服装・ドレスコード
同行者	秘書、家族、配偶者などの有無と別行動時の予定
文化体験・観光	予約内容、所要時間、服装、持ち物、キャンセル条件
緊急時対応	社内責任者、手配会社などの緊急連絡先
当日の連絡	電話、メール、メッセージアプリなど連絡手段の統一

特に注意したいのが、「予約済みか」だけでなく、当日誰が対応するのかまで確認することです。たとえばハイヤーを予約していても、空港の待ち合わせ場所やドライバーとの連絡方法が共有されていなければ、到着時の混乱につながります。

確認後は、時間・場所・移動手段・担当者・連絡先などをまとめた行程表を作成し、社内担当者や通訳、ドライバーなどの関係者へ事前に共有しておきましょう。予定変更が発生した場合の連絡先も明確にしておくと、当日の対応がスムーズです。

海外役員・VIPの来日アテンドならモテナス日本へ

海外役員の来日では、空港送迎やホテルだけでなく、会議、通訳、会食、日本文化体験など複数の手配が必要です。モテナス日本では、来日の目的やゲストの希望に合わせ、必要な手配をまとめて相談できます。

モテナス日本とは

モテナス日本は、外国人VIPや海外企業を対象に、日本ならではのおもてなしやイベント、文化体験などを企画しています。

決まったプランを当てはめるのではなく、ゲストの目的や要望をヒアリングしたうえで内容を組み立てるのが特徴です。VIP向けのオーダーメイドツアーをはじめ、会議・研修、移動や宿泊先の手配、日本文化体験などにも対応しています。

来日中の複数の手配をまとめて相談できるため、社長秘書や企業担当者の調整負担を軽減できます。

モテナス日本のVIPアテンド事例

海外拠点から来日した約20名を3日間サポート

モテナス日本では、海外拠点から来日した約20名を3日間にわたりサポートした実績があります。

空港からホテルへの送迎やビジネスイベントの支援に加え、歌舞伎を取り入れたディナーや金継ぎ・寿司作りなどの日本文化体験を企画。

ビジネスイベントと日本文化体験を組み合わせ、移動や食事の手配から当日の運営まで一貫して支援しました。

具体的なスケジュールや実施内容については、以下の関連記事で詳しく紹介しています。

＼ 会議・送迎・食事・文化体験など、必要な手配をまとめてご相談いただけます／

海外役員のアテンドに関するFAQ

海外役員のアテンドでは、準備時期や同行体制について迷うこともあります。ここでは、実務でよくある疑問を簡潔に解説します。

海外役員の来日アテンドはいつから準備すればよいですか？

来日日程が決まり次第、できるだけ早く準備を始めるのがおすすめです。

まず会議や企業訪問など変更しにくい予定を確定し、ホテル、車両、通訳、会食などを順番に手配します。必要な準備期間は内容によって異なるため、一律に「○か月前」と考えず、手配項目から逆算しましょう。

秘書は3日間すべて同行する必要がありますか？

秘書が全行程に同行する必要はありません。

企業訪問は社内担当者、移動はドライバー、観光はガイドなど、予定に応じて役割を分担できます。秘書は全体のスケジュールと緊急時の連絡体制を把握しておくことが重要です。

役員の家族や同行者の観光も手配できますか？

役員本人とは別に、家族や同行者向けの観光・文化体験を組むことも可能です。

本人が会議に参加している時間を活用すれば、別行程を設定できます。希望する体験、使用言語、食事制限などを確認し、本人との合流時間まで決めておくとスムーズです。

まとめ｜海外役員の3日間アテンドは余裕を持って計画しよう

海外役員の3日間アテンドでは、重要な会議や企業訪問を軸にモデル日程を組み、移動や休憩の時間にも余裕を持たせることが大切です。特に来日直後は、時差や長時間移動による疲労を考慮し、予定を詰め込みすぎないようにしましょう。

また、通訳やハイヤーなどの同行者・スタッフは、必要な場面と役割を整理して手配します。費用についても、移動手段や通訳、会食、文化体験など必要な項目を事前に洗い出しておくと安心です。

モテナス日本では、海外役員やVIPの来日目的、ご希望に合わせたアテンドプランの企画・手配をサポートしています。来日日程や目的に合わせたアテンドプランをご提案します。

＼ スケジュールが固まっていない段階でもご相談いただけます／